قرارداد استخدام مسئول دفتر

قرارداد مسئول دفتر یکی از نمونه قراردادهای استخدام منشی یا قرارداد کار است، که توسط شرکت ها و ارگان های خاص مورد استفاده قرار می گیرد. در واقع مسئول دفتر، کارمند شرکت است که یا به صورت قراردادی و یا به صورت دائم در شرکت استخدام شده است. این افراد مسئولیت کارهای جاری دفتر را بر عهده دارند.

حتی می توانیم بیان کنیم که مسئول دفتر، کارمند واسطه ای بین کارکنان عادی و روسا به شمار می رود. از این رو آنها وظایف مختلف منشی‌گری را بر عهده دارند. پس کارفرمایان باید برای استخدام این افراد حساسیت بسیار بالایی به خرج دهند. زیرا آنها مسئولیت های زیادی را در شرکت بر عهده دارند و لازم است قراردادی که با آنها منعقد می شود از تمامی شرایط لازم برخوردار باشد.

مفاد قرارداد استخدام مسئول دفتر

قرارداد استخدام مسئول دفتر باید مطابق با قانون کار در کشور تنظیم شود. این قرارداد مشمول ماده 10 قانون مدنی می شود و میان کارفرما و منشی تنظیم شده و امضا می شود. اصولاً این نوع قراردادها یا به صورت دائمی، یا موقت و مدت معین، یا آزمایشی و یا آموزشی تنظیم می شوند. قراردادهایی که مشمول ماده 10 قانون مدنی می شوند، قراردادهای توافقی هستند.

به این صورت که کارفرما و مسئول دفتر باید بر روی تمامی مفاد قرارداد مسئول دفتر با یکدیگر توافق نمایند. این که چه وظایفی دارند و موضوع قرارداد چیست، مدت قرارداد برای انجام کار باید چقدر باشد و موارد دیگری از این قبیل. تمامی این موارد باید با توافق هر دو طرف در متن قرارداد ذکر شوند تا در صورت بروز هرگونه اختلافی میان طرفین قرارداد، آنها بتوانند با استناد به متن قرارداد از حقوق خود دفاع کنند. از جمله مهمترین موضوعاتی که باید در متن ذکر شوند، عبارتند از:

تعیین نوع کار، وظیفه یا حرفه کارگر/ کارمند

کارپذیر یا مسئول دفتر و منشی باید متعهد باشد. او باید طبق قانون و مقررات وظایف محوله بر عهده خود را به خوبی انجام دهد. از از این رو تعیین نوع کار، وظیفه و یا حرفه منشی و کارپذیر باید با تمام جزئیات در متن قرارداد ذکر شود. قرارداد کار باید به گونه ای تنظیم شود که هیچ مشکل قانونی نداشته باشد. در غیر این صورت نمی توان در صورت بروز اختلاف میان طرفین قرارداد به آن استناد نمود. پس باید توسط افراد متخصص تنظیم شود.

تعیین محل انجام کار در متن قرارداد استخدامی

مسئله مهم دیگری که باید در متن قرارداد مسئول دفتر با دقت ذکر شود، تعیین محل انجام کار منشی شرکت یا مسئول دفتر است. باید حتما آدرس دقیق محل کار با جزئیات در متن ذکر شود. همچنین لازم است تاریخ دقیق انعقاد قرارداد و مدت زمان قرارداد نیز در متن قید شود. زیرا برخی از قراردادها موقتی هستند و یا به صورت نیمه وقت تنظیم می شوند. پس باید مشخص شود که این قرارداد از چه تاریخی تا چه زمانی اعتبار داشته و مسئول دفتر برای چه کاری و در چه محلی استخدام شده است.

تعیین ساعات کار و میزان دستمزد

میزان ساعات کار و زمان شروع و خاتمه کار بسته به رضایت طرفین و توافق دو طرف قرارداد مسئول دفتر مشخص می شود. البته باید این نکته را نیز در نظر داشت که ساعات کار نمی تواند بیشتر از آن ساعتی باشد که در متن قانون کار تعیین شده است. اما طرفین می توانند در صورت ساعات کاری کمتر، با یکدیگر توافق کرده و آن را در متن قرارداد ذکر کنند.

در کنار این مسئله تعیین دستمزد هم لازم و ضروری است. زیرا برخی از کارفرمایان به صورت روزانه، برخی ساعتی  برخی دیگر ماهانه دستمزد و حقوق مسئول دفتر را می پردازند. از این رو این مسئله نیز باید حتماً با جزئیات در قرارداد ذکر شود. در صورتی که کارفرما و کارمند بر سر دریافت برخی مزایا و امتیازات نیز با یکدیگر توافق می کنند، باید حتماً آن را در متن قرارداد بنویسند. در غیر این صورت با بروز مشکل قادر نخواهند بود از حقوق خود دفاع نمایند.

ذکر مزایای کار همچون بیمه، پاداش، عیدی 

از آنجایی که برخی از نمونه های قرارداد مسئول دفتر به صورت دائمی تنظیم می شوند، کارفرمایان برای کارمندان خود برخی مزایای کار را در نظر می گیرند. مزایایی همچون بیمه، عیدی و پاداش سالانه. تمامی این موارد باید حتماً در متن قرارداد ذکر شوند. همچنین باید مشخص شود که در صورت فسخ یا خاتمه قرارداد توسط هر یک از طرفین، به طرف دیگر چه امتیازاتی تعلق خواهد گرفت.

ذکر شرایط فسخ یا خاتمه قرارداد کار 

در نهایت نیز باید طبق قانون تنظیم قرارداد استخدامی، شرایط فسخ یا خاتمه قرارداد نیز طبق توافق طرفین تعیین شده و در قرارداد ذکر شود. زیرا ممکن است کارفرما از روند کار کارمند خود راضی نباشد و بخواهد سریعتر از زمان خاتمه قرارداد، اقدام به فسخ آن نماید. در این حالت باید حقوق کارمند در نظر گرفته شود.

همچنین ممکن است برخی از مسئولان دفتری مجبور شوند به دلیل برخی از شرایط، از ادامه همکاری با شرکت یا اداره مورد نظر منصرف شوند. در این حالت نیز آنها باید اقدام به فسخ قرارداد نمایند که برخی حقوق را برای کارفرمایان الزامی خواهد کرد. تمامی این موارد باید به صورت دقیق و کامل و توافق شده توسط هر دو طرف در متن قرارداد ذکر شود. تنها در این صورت قرارداد قانونی بوده و می توان به آن استناد نمود.

سخن پایانی

با تمام این توضیحات، دریافتید که تنظیم قرارداد مسئول دفتر توسط افراد عادی در کشور امری دشوار و زمان بر است. حتی ممکن است آنها در نهایت نیز نتوانند متن قرارداد را به صورت قانونی تنظیم کنند. برای این دسته از افراد بهترین و مطمئن ترین راهکار تهیه قراردادهای از پیش تنظیم شده و آماده است. کارفرمایان می توانند با اطمینان این قراردادها را تهیه کرده و تنها با مطالعه و افزودن برخی اطلاعات کلی در آن، قرارداد را امضا نمایند.

قراردادهای از پیش تنظیم شده توسط وکلا و مشاوران حقوقی ابزارحقوق تنظیم شده و تمامی مفاد قانونی در آنها رعایت شده است. از این رو کاملاً قانونی بوده و می توان با اطمینان به آنها استناد کرد. در صورتی که هر یک از طرفین قرارداد در طول روند کار با مشکلی مواجه شوند، یا آنکه بعد از اتمام قرارداد بر سر مسئله ای دچار اختلاف شوند، می توانند به قرارداد در دادگاه استناد کرده و از حقوق خود دفاع نمایند.