قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ

قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ از نمونه قراردادهای پیمانکاری به شمار می رود. طی این قرارداد افرادی که به دنبال برگزاری همایش هستند، مقدمات را فراهم می کنند تا اشخاص حقوقی و حقیقی بتوانند زیر نظر آنها همایش مورد نظر را برگزار نمایند. در واقع این نوع قراردادها میان کارفرما و افراد متخصص در برگزاری همایش منعقد می شود.

کارفرما یا شخصی که قصد دارد همایش برگزار کند، طی قراردادی تمام فعالیت ها و برنامه ریزی های لازم را به تیم متخصص در برگزاری همایش واگذار می کند. هر دو طرف با امضای قرارداد تعهداتی را بر عهده می گیرند که باید آنها را رعایت نمایند. از این رو قرارداد باید کاملاً قانونی تنظیم شود تا از بروز هرگونه مشکلی در آینده میان کارفرما و تیم برگزار کننده همایش جلوگیری نماید.

تنظیم قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ

برگزاری رویدادهایی همچون همایش و کنفرانس، به یک تیم اجرا کننده قوی و باتجربه نیاز دارد. شرکت های بسیاری در این زمینه فعالیت می کنند و خدمات لازم را در اختیار افرادی که تمایل به برگزاری همایش دارند، قرار می دهند. اما برای آغاز همکاری با این دسته از شرکت ها، لازم است ابتدا اقدام به تنظیم قرارداد قانونی و امضای آن نمود.

قرارداد پیمانکاری برای برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ باید تابع مقررات عام قانون مدنی باشد. یعنی این نوع قراردادها مشمول ماده 10 قانون مدنی می شوند که به اشخاص حقیقی و حقوقی اجازه می دهد که طبق توافقاتی که با یکدیگر دارند همکاری خود را آغاز نمایند. البته قانون مدنی اعتبار این نوع قراردادها را منوط به رعایت قوانین کشور دانسته است. از این رو باید با دقت تنظیم شوند.

از آنجایی که بیشتر مردم کشور در مورد نحوه تنظیم قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ اطلاعاتی ندارند، بهتر است از قراردادهای از پیش تنظیم شده استفاده کنند. این قراردادها زیر نظر وکلا  و مشاوران حقوقی متخصص تنظیم شده و در آنها تمامی نکات قانونی رعایت شده است. از این رو افرادی که قصد دارند برگزاری همایش خود را به تیم متخصصی بسپارند، می توانند از این قراردادها استفاده نمایند.

تعیین موضوع قرارداد برگزاری همایش در متن قرارداد 

یکی از مهمترین و اساسی ترین فاکتورهایی که باید در تنظیم قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ به آن توجه نمود، تعیین دقیق موضوع قرارداد است.  در واقع موضوع هر قراردادی عبارت است از انجام فعالیتی که هر دو طرف قرارداد در خصوص آن به توافق رسیده اند. به همین دلیل باید با دقت و جزئیات کامل در متن قرارداد ذکر شود.

اگر موضوع برگزاری همایش در قرارداد همان انجام مقدمات و الزامات برگزاری همایش است، باید به صورت کامل در متن قید شود. این که تیم برگزار کننده همایش باید اقدام به اجاره مکان مناسب نمایند، یا از مهمانان رویداد دعوت کنند، ملزومات پذیرایی را فراهم نمایند، برای ایاب و ذهاب مهمانان هماهنگی های لازم را انجام دهند و موارد دیگر.

تمامی این موارد باید با جزئیات و بسته به توافق طرفین در متن قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ ذکر شوند. در صورتی که حتی جزئی ترین نکات در قرارداد ذکر نشود، میتواند در حین انجام پروژه یا حتی بعد از همکاری مشکلاتی را برای هر یک از طرفین قرارداد ایجاد کند. از این رو باید با دقت بررسی شده و به آن توجه نمود.

معرفی طرفین قرارداد همکاری در برگزاری همایش

فاکتور مهم دیگری که باید در تنظیم قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ ذکر شود، معرفی طرفین قرارداد یا همان کارفرما و پیمانکار است. پیمانکار قرارداد برگزاری همایش می تواند یک شخص حقیقی یا حتی یک شرکت باشد. لازم است مشخصات اشخاصی که برگزار کننده مراسم هستند، به صورت دقیق و کامل در متن قرارداد ذکر شود.

یعنی اگر پیمانکار قرارداد برگزاری همایش شخص حقوقی است، باید شماره ثبت آن، نشان و علامت تجاری شرکت، نام شرکت، کد اقتصادی و اطلاعات دیگر در قرارداد ثبت شود. از سوی دیگر اطلاعات کامل و دقیق کارفرما نیز باید در متن قرارداد ذکر شود که مشخص گردد هر یک از طرفین قرارداد چه کسانی هستند و چه نوع تعهداتی بعد از امضای قرارداد بر عهده آنها قرار خواهد گرفت.

تعیین تعهدات کارفرما و پیمانکار در متن قرارداد 

در کنار موارد یاد شده، تعیین تعهدات کارفرما و پیمانکار در متن قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ نیز، از جمله فاکتورهای حساس و مهم دیگر به شمار می رود. لازم است هر دو طرف قرارداد بدانند که چه وظیفه ای دارند و باید چه اقداماتی انجام دهند. از این رو نوع تعهدات هر یک از آنها باید در متن قرارداد ذکر شود.

برای مثال ممکن است اموری همچون دعوت از مهمانان، تهیه مکان مناسب برای برگزاری همایش، اجاره مکان، بررسی امور مربوط به پذیرایی از مدعوین و موارد دیگر بر عهده کارفرما قرار گیرد. در حالی که طراحی داخلی دکور، بررسی نور، صدا و دمای سالن و دیگر موارد جزئی و مهم بر عهده پیمانکار باشد. تمامی این موارد باید حتما در متن قرارداد با جزئیات کامل ذکر شوند.

سخن پایانی 

با تمام توضیحاتی که بیان نمودیم، دریافتید که تنظیم قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ کار ساده ای نیست و زمانبر خواهد بود. در حالی که بیشتر کارفرمایان و افرادی که قصد دارند اقدام به برگزاری همایش نمایند، زمان کافی برای بررسی تمامی این موارد و رعایت مقررات قانونی برای تنظیم قرارداد را نخواهند داشت.

از این رو برای این دسته از افراد بهترین و ساده ترین راهکار، تهیه قرارداد از پیش تنظیم شده است. قراردادهایی که زیر نظر وکلا و مشاوران متخصص ابزارحقوق با دقت تنظیم شده و در اختیار کارفرمایان و پیمانکاران قرار می گیرد. آنها تنها با صرف مدت زمان کوتاهی می توانند متن قرارداد را تکمیل، مطالعه و در نهایت امضا کنند.

با این کار نه تنها روند امضای قرارداد برگزاری همایش و رویداد برای استارتاپ و آغاز همکاری تسریع می یابد، بلکه می توان از قانونی بودن متن قرارداد نیز اطمینان حاصل نمود. پس در صورتی که طرفین قرارداد با یکدیگر به مشکلی بر بخورند، می توانند با استناد به متن قرارداد از حق خود دفاع کنند. زیرا یک قراردادی که به صورت کاملاً قانون تنظیم شده باشد، از اعتبار لازم در مراجعه قانونی برخوردار خواهد بود.